オフィスマネージャー

Posted 20 July 2022
Salary ~1,200万円
LocationTokyo
Job type Permanent
IndustryPharmaceuticalHuman Resources
Job ID20424
Contact Nameブラッドリー オックスレード

Job description

<職務概要>

【プロジェクトマネジメントのサポート】
・プロジェクトの調整、監視、進捗状況のまとめなどプロジェクトのサポート。
・議事録や報告書の作成、上層部向けのパワーポイントスライドの作成
・各リーダーとのアクションアイテムのフォローアップによる進捗の促進
・プロジェクトを予算内、範囲内で期限内に確実に完了させる。

【オフィスコーディネート業務全般】
・受付およびマネジメントチームのメインコンタクト。
・受付から指示された電話、郵便物、配達物の選別と管理
・郵便物、小包、宅配便の発送準備
・すべてのオフィス関連手続きの実施と維持の責任者
・オフィスに必要な備品の調達と維持管理
・旅行、通信、保険などの主要なサービスプロバイダーの主要なコンタクトパーソン
・名刺、レターヘッド、封筒などの会社用文房具の管理とサポート
・日本におけるリーダーシップ・チームの経費報告書の作成と提出

【設備メンテナンスのサポート】
・同社施設チームやサービスオフィスチームと協力し、ビルのメンテナンス、オフィス家具や施設の良好な状態の確保、すべての重要な欠陥の報告、修理のタイムリーなフォローアップを行う。
・火災監視員、避難訓練、手順など、建物の安全に関する要求事項の実施と調整を行う。
・テナントのメンテナンス業務やオフィス機器について、サプライヤーやサービスプロバイダーと調整を行う。
・通信、セキュリティ、ワークステーション、オフィス機器システムに関してITサポートと密接に連携する。
・IT機器の受信および発信

【会議やイベントのコーディネート】
・一般的な会議、タウンホール、オフサイトなどの組織運営およびサポート
・会議のための会議室や空きオフィスの予約(ビデオ通話の準備やIT機器が完全に機能するための支援)
・ビジネスミーティングのためのケータリング手配

【管理部門のサポート】
・一般的な管理業務やリクエストに対応し、スタッフを支援する。
・各種法人契約の設定・管理
・IT、人事、財務、契約管理関連のポリシー、手順、オンラインフォームについて、スタッフを指導・サポートする。
・ローカルでのファイリング、トラッキング、ローカル/グローバルでの調整や通知など、契約/協定のサポートを提供する。
・新入社員の歓迎と入社時の必要事項のサポート

<応募要件>

・オフィスアドミニストレーションまたはビジネス関連分野の資格
・同様の業務で最低5年以上の経験
・オフィス移転の経験があれば尚可
・チームプレーヤーで協調性のある方
・顧客志向でサービス精神旺盛な方
・ITに親しみがあり、特にOfficeやAV機器に詳しい方
・MS Office 365 アプリケーションの中級から上級スキル
・優れた言語および文章によるコミュニケーション能力
・同僚、マネージャー、顧客と効果的な仕事上の関係を築き、維持する能力
・高い積極性と敏捷性

<会社概要>

世界中で事業を展開するバイオ医薬品&テクノロジー企業になります!現在パイプラインは20製品ほどで、革新的な医療テクノロジーでグローバルおよび日本国内で更なる成長が期待されている企業になります。

<労働条件・その他>

雇用形態:正社員
年収:~1,200万円
勤務地:東京
就業時間:8:00~17:00
業界:人事・総務、製薬

<注目ポイント>

海外および日本市場において急成長中の米系グローバル製薬企業から、フィスマネージャーポジションの募集です。 総務、オフィスマネージャー、EA領域など幅広い領域を担当する戦略的ポジションです!業界内でも実績があり、目覚ましい活躍で知られるCEOに直接レポートいただきます。ご興味がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください!