面接日程に関するメールのやり取りは、面接前の重要なファーストコンタクトとなり得ます。
「メールへ返信する際に何かマナー違反をしてしまうのではないか？」
「面接日程の確定メールが来ないが、どう対応すべきかわからない。」
「返信メールのフォーマットや内容に自信がない。」
このような不安を抱えている方々に向けて、本記事では面接の日程が確定した際の適切なメール返信方法とマナーに焦点を当てながら、以下のポイントについて解説します：
面接日程メールへの返信に関するマナーを理解する
面接日程の確定メールへの適切な返信方法を学ぶ
面接日程の変更が必要な場合の適切な対応方法を知る
面接日程の確定メールが来ない場合の対処方法を学ぶ
すぐに使えるテンプレートも用意しています。コピー＆ペーストすることで、打ち間違いを防ぎ、迅速にメールに対応できます。ぜひ活用してください。
面接日程確定メールへの返信【基本マナー5カ条】
①面接日程確定メールには返信が必須
面接日程メールへの丁寧な返信は、あなたがプロフェッショナルかつ協調的な姿勢を持っていることを示す重要な一歩です。返信は、コミュニケーション能力やビジネスマナーを評価される最初の機会となるため、返信を怠ることは潜在的な雇用機会を失うリスクに繋がります。特に面接日程の確定メールの返信は意思確認の役割もあり、面接への参加意志をアピールすることができます。
②返信の不要な場合（「自動送信」や「返信不要」）
通常、送信専用アドレスからのメールや「返信不要」と明記されたメールには、返信しないことが基本です。返信しても届かない可能性があり、企業側に余計な手間をかけさせることになるため、マナーとして控えるのがよいでしょう。
③返信のタイミングと速やかな対応（24時間以内）
面接日程メールが届いた際には、可能な限り迅速に返信することが望ましいとされています。特に、面接日程のメールが届いた後24時間以内の返信は、プロフェッショナリズムと信頼性を印象付けるために重要です。返信が遅れる場合は、その理由を誠実に伝え、予定の調整を行う必要があります。また、返信が遅れると、企業のスケジュールが塞がり、不利な印象を与えることがあります。さらに、企業が他の候補者にスケジュールを開放せざるを得ない状況が生まれ、選考機会を逃すリスクも生じます。
④件名の変更は不要である理由（「Re:」を残す）
面接日程メールの返信時には、元のメールの件名を引き継ぐことが推奨されます。これにより、メールの追跡が容易になると同時に、コミュニケーションの一貫性を保つことができます。件名を変更することで生じる可能性のある誤解や混乱を避けることができ、メールの内容が面接日程の確定に関連していることを明確にすることができます。
⑤メール署名の重要性
求職活動を行う際のメール署名は、自己紹介とプロフェッショナリズムを表現する手段です。これにより、相手に対して自身がどのような立場の人物かを明確に伝えることができ、返信や今後の連絡が容易になります。少なくとも「名前」「個人メールアドレス」「携帯電話の番号」を入れておきましょう。2通目以降は簡略化したものでも構いません。都度署名を入れるのが面倒な場合は、メールの機能で自動挿入することもできます。
メール署名（例）
山田 太郎
メール: taro.yamada@example.com
電話: 080-1234-5678
LinkedIn: linkedin.com/in/taroyamada
ワンポイントアドバイス：現在の会社のメールアドレスは記載しないよう注意しましょう。
面接日程メールにおける4つの注意点
①個人のメールアドレスの使用
現在の勤務先のメールアドレスは使用せず、個人のメールアドレスを利用することがマナーです。また、署名にも現在の会社のメールアドレスは記載しないよう注意しましょう。
②メールアドレスの選定とプライベートメールの扱い
採用担当者に初めて送るメールアドレスは、あなたのプロフェッショナリズムを示す重要な要素です。一見些細なことかもしれませんが、面接日程のメールを送信する際には、適切なメールアドレスを使用することが求められます。例えば、「sweetslover@example.com」のような個人的な趣味や感情を表すメールアドレスではなく、「taro.yamada@example.com」のようなシンプルでフォーマルなアドレスが好まれます。プライベートメールを使う際には、特に個人的なニックネームやスラングを含まないように注意しましょう。
③メール送信のタイミング
受信者がいつでも確認できる状態であるとはいえ、深夜や早朝の時間帯のメール送信は避けましょう。ただし、転職エージェントを利用している場合は、送信時間をあまり気にする必要はありません。
④文面の丁寧さと敬語の正しい使用
面接日程メールにおける敬語の正しい使用は、誠実さと尊敬の表現に直結します。たとえば、「拝見させていただきます」という謙譲語は、相手の行為や物に対する敬いを示しますが、「見ます」と言うとカジュアルすぎて失礼に当たる恐れがあります。また、「させていただきます」は一歩引いた表現で相手に対する敬意を示し、「します」よりも謙虚な姿勢を示せます。ただし「させていただきます」を多様するとしつこい印象や幼稚な印象になってしまうので、全体のバランスをみて使用しましょう。
＜ありがちな敬語の間違い＞
誤）よろしかったでしょうか 正）よろしいでしょうか |
誤）了解しました
正）承知いたしました／承知しました／かしこまりました
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面接後のお礼メールも忘れずに
面接後のフォローアップは、印象を強化し、意欲を示す絶好の機会です。特にお礼メールは、面接官に感謝の意を伝え、あなたのことを記憶に留めてもらうための重要なステップです。
面接後のお礼メールの重要性とタイミング
面接後のお礼メールは、単に礼儀正しさを示すだけでなく、あなたがその職に対して真剣に取り組んでいることをアピールする手段でもあります。メールは先述の【基本マナー5カ条】に沿って面接終了後24時間以内に送信するのがベストです。これによって迅速かつ丁寧な対応を印象付けることができます。
面接日程確定メール例文集
企業とのメール作成は、宛名や署名、あいさつ文など基本的な部分は変更する必要がありません。想像ほど難しいものではなく、マナーや敬語を正しく使い、シンプルに保つことが大切です。このセクションでは、変更すべき箇所を太字にしたテンプレートを提供していますので、あなたのシチュエーションに合ったテンプレートを参照してください。
【シチュエーション別】使えるテンプレート10選
①面接日程確定メールへの基本的な返信
A） 面接が対面の場合
B） 面接がオンラインの場合
② 企業からの日程確認／提案への返信例文
A）企業より面接日程の確認があった場合
B）企業より面接日程の提案があった場合
③日程変更が必要な場合
④面接日程を再調整し確定した場合（特に当方の都合で日程変更した場合）
⑤確定メールが来ない場合
⑥面接のキャンセル・辞退を伝えるメール
⑦面接後のお礼のメール
⑧返信があった場合の対応
①面接日程確定メールへの基本的な返信
A） 面接が対面の場合
件名: Re:Re:面接日程のご案内 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 面接日程のご案内をありがとうございます。 〇月〇日（曜日）の△△時に貴社にお伺いいたします。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：曜日を含めて面接の日時を明確に記載することで、齟齬（そご）がないかどうか互いに最終確認ができます。
B） 面接がオンラインの場合
件名: Re: 面接日程のご案内 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 面接日程のご案内をありがとうございます。 〇月〇日（曜日）の△△時にオンラインにてお待ちしております。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：曜日を含めて面接の日時を明確に記載することで、齟齬（そご）がないかどうか互いに最終確認ができます。
② 企業からの日程提案への返信例文
A）企業より面接日程の確認があった場合
件名：Re:Re:面接日程の確認 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 面接日程のご案内をありがとうございます。 私の方で面接日程（〇月〇日〇時）に問題はございませんので、決定とさせていただきたく存じます。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：「確認」と記載された企業からのメールに対しては、状況が曖昧にならないよう必ず返信ししまよう。
B）企業より面接日程の提案があった場合
件名：Re:Re: 面接日程のご提案 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 面接日程の提案をいただき、ありがとうございます。 ご指定いただいた面接日程（〇月〇日〇時）につきまして、確認いたしました。 私の方で日程に問題はございませんので、その日程で面接を行うことを心待ちにしております。 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：先述の「確認」同様、「提案」と記載された企業からのメールに対しては、状況が曖昧にならないよう必ず返信ししまよう。
③日程変更が必要な場合
件名：面接日程変更のお願い 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 面接日程のご案内をありがとうございます。 誠に恐縮ですが、私事で急用が入り、面接日程（〇月〇日〇時）に出席が困難な状況となりました。大変申し訳ございません。 可能であれば、以下の日程で改めて面接を設定いただけますと幸いです。
お忙しいところご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。 ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：本文のやり取りの履歴はそのまま残し、件名は「面接日程変更のお願い」に変えた方がメールの目的がはっきりします。
④面接日程を再調整し確定した場合（特に自分の都合で日程変更した場合）
件名: 面接日程のご確認とお礼 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 この度は、面接の日程をご調整いただき、心より感謝申し上げます。 面接を迎えるにあたり、事前にご確認・準備すべき事項がございましたら、お知らせください。 面接に最善を尽くす所存ですので、よろしくお願いいたします。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：企業とのメール交換も、実際には個人とのコミュニケーションです。あなたの一手間を加えた返信があるかどうかで、面接前の印象や期待が大きく変わることがあります。
⑤確定メールが来ない場合
件名: 面接日程に関するお問い合わせ 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日にお送りした面接日程についてのメールにつきまして、ご確認いただけましたでしょうか。 お手数をおかけしますが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。 何かご質問がございましたら、お知らせください。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：催促メールは、最後のコミュニケーションから一週間程度を目安に送ることが一般的です。
⑥面接のキャンセル・辞退を伝えるメール
件名：【面接日程キャンセルのお知らせ】〇〇株式会社 〇〇職ポジション応募の件 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 いつもお世話になっております。この度は面接の機会を設けてくださり、心より感謝申し上げます。 誠に申し訳ございませんが、〔キャンセル理由を簡潔に記載〕のため、面接をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。 将来的にまた機会があれば、ぜひ挑戦させていただきたいと思っておりますので、ご理解いただけますと幸いです。 お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：関係を継続したい場合はその意志を明確に伝え、そうでない場合は、時間を割いてもらったことへの感謝と謝罪を表し、企業のさらなる成功を祈る旨を伝えましょう。例：「大変貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。」
⑦面接後のお礼のメール
件名：本日の面接の御礼 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 本日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。 私の経験が貴社の新しいプロジェクトに貢献できると確信しております。 特に、〇〇に関する貴重なご意見をいただき、私のスキルセットがどのように役立つかをより具体的にイメージすることができました。 面接を通じて、貴社で働くことへの意欲が一層強まりました。 取り急ぎ、お礼を申し上げたくご連絡をした次第です。 ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。 本日は、誠にありがとうございました。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：面接中に話し合った重要なポイントに触れ返すことで、あなたの関心と理解を示し、印象を強化することができます。
⑧返信があった場合の対応
件名：Re: 本日の面接の御礼 〇〇株式会社 人事部 〇〇様 お世話になっております。 先日は返信をいただき、ありがとうございました。 次の選考ステップについてのご案内、心待ちにしております。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇（氏名） |
ワンポイントアドバイス：お礼メールに対する返信を受け取った場合にも、礼儀正しく迅速に応答することで、プロフェッショナリズムを強調し、ポジティブな印象を面接官に残す手助けとなります。
スムーズな面接手配には転職エージェントを活用するのが一般的
面接日程確定のメールマナーや返信方法についての不安を解消するために、このブログが提供する情報は非常に有益です。しかし、もっと効率的かつ確実な方法として転職エージェントの活用をお勧めします。転職エージェントを利用することで、面接の手配や日程の確定をスムーズに行うことが可能です。また、高収入の非公開求人へのアクセスや、専門のコンサルタントが一対一でサポートを提供するため、より望む職に就くチャンスが広がります。
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