転職活動中は、応募先企業から電話を受け取ったり、折り返しの電話をかけたりする場面が少なからずあります。対面とは異なり声のみのため、間違った電話応対が採用担当者にネガティブな印象を与えてしまわないよう十分な配慮が必要です。
そこで本記事では、エイペックスのコーディネーターである水島 千尋さんが、面接での電話応対の注意点や基本的な電話マナー、シーン別の電話の受け答え例文などについて詳しく解説します。
キャリア中堅の方やマネージャークラスの方も、油断は禁物です。適切なビジネスマナーとコミュニケーション力で、採用担当者との信頼関係を着実に築きましょう。
目次
面接での電話応対の重要性とは？
面接の電話のかけ方と注意点
面接の電話の受け方と注意点
面接の電話の折り返し方と注意点
転職活動中の基本的な電話マナー
【シーン別】面接の電話の受け答え例文
面接の電話の成功のポイント
転職エージェントは企業と直接やり取りをしてくれる
面接での電話応対の重要性とは？
面接に向けての電話は、応募者と企業が初めて直接コンタクトを取る機会となることも多く、第一印象を決定づける大切なものになります。
電話越しでは相手の表情や身振りが見えないため、
声のトーン
言葉遣い（特に、適切な敬語が使用できているかどうか）
話すスピード
がより重視されます。
採用担当者は電話の受け答えから、応募者の人柄やコミュニケーションスキル、状況判断力を少なからず審査します。
また、面接の電話がかかってくる理由は、「日程調整」「選考結果の通知」「追加情報の確認」などさまざまですが、それらは単純に「必要だから電話した」というものではなく、次の選考段階に進む前に、電話での受け答えをひとつのテストとして使う企業もあるのです。
そのため、電話応対を侮ってはいけません。電話のかけ方、受け方、折り返し方のマナーを身につけ、細心の注意と事前準備、練習をしてから臨むことが求められます。
ワンポイントアドバイス：面接に関する電話のやり取りも、面接の一部であるという前提で臨むことが大事ですね！
面接の電話のかけ方と注意点
採用選考中に自分から企業に電話をかける場合には、以下の点に注意します。
①必要なものと話す内容を手元に準備する
自分から電話をかける際に、用意しておくものは以下の通りです：
筆記用具：相手から告げられた日時や、持参物をメモできるようにしておく
スケジュール帳など予定がわかるもの：ダブルブッキングを防ぐために使える
企業情報を記したメモ（求人情報や担当者名など）：相手の企業名・部署名・担当者名の失念や混同、間違いを防ぐ
話す内容をまとめたメモ：冗長な会話になることを防ぎ、正確に物事を伝えるために役立つ
バッテリーもしくは充電コード：会話途中での電池切れを防ぐ
②電話をかける場所を選ぶ
電話をかける際は、周囲の音が響かず、集中して会話ができる静かな環境を選びます。ほかの人の会話や生活音が入らない室内がベストですが、屋外であれば交通量が少なく案内音などの出ない場所を選ぶ、周りの音の入らないイヤフォンを使うなどの工夫が必要です。
ワンポイントアドバイス：オフィスに近いところでは、転職に関する電話を大声でするリスクも考えましょう。なるべく周りの人に会話が聞こえない環境を選びましょう。
③電話をかけるタイミングを選ぶ
相手が取りやすい時間帯に電話をかけるという気遣いも必要です。
事前に特段の通知がない限り、10時～11時もしくは14時～16時に架電します。
8時～9時（朝一番）
12時～13時（昼休み）
17時～19時（就業間際）
は、相手が忙しい可能性が高いため避けましょう。
④最後に感謝の言葉を伝える
忙しい採用担当者が電話を取ってくれたことに対し、最後に感謝の言葉を述べましょう。また、相手が電話を切るまで待つのが、ビジネスマナーです。
※一次面接の結果通知が遅いときは、「一次面接の結果はどれくらいで届く？遅い理由と適切な問合せ例文を紹介」の記事をご覧ください。
面接の電話の受け方と注意点
面接に関する電話を企業から受ける際には、状況に応じて瞬時に対応する力が問われます。
電話を受けてから通話が終了するまですべての受け答えが評価の対象と考え、下記のように基本的な電話マナーをしっかりと頭に入れておきましょう。
①電話を取るタイミングと名乗り方
着信があった場合は、下記の点を意識します。
なるべく早めに電話を取る：迅速な印象を与えられる
名前を名乗る：ビジネスマナーの基本であるとともに、相手の掛け間違いの可能性を排除できる
相手の名乗りの後、「お世話になっております」と返す：自然に話をつなげられる
多くの言葉は必要ありませんが、電話の受け方として求められる社会人としてのマナーを見せましょう。
②静かな場所に移動する
騒がしい場所にいる場合は相手の声が聞き取りづらく、何度も聞き返すことで相手にストレスを与えてしまいます。できるだけ静かな場所に移動するか、イヤフォンを使用しましょう。
「恐れ入ります、静かな場所に移動いたしますので少々お待ちいただけますか」と丁寧に伝えると好印象です。
電車など移動中にかかってきた場合は、「誠に恐れ入ります。ただ今移動中のため、5分後に折り返し連絡をさせていただいてもよろしいでしょうか」などと告げ、いったん電話を切って落ち着いた環境で折り返すようにしましょう。
③大切なことは復唱する
面接日時や場所など、重要事項を伝えられた場合は聞き間違い防止のため、必ず復唱しましょう。
「○月○日14時に本社受付集合、履歴書と職務経歴書を持参ですね」と確認することで、認識間違いを防げます。
また、話を聞きながらメモに残すことも大切です。内容が不明瞭な場合は遠慮なく「今一度ご説明いただけますか」と尋ねることで、確認ミスを予防できます。
④細やかな配慮を見せる
会話中は相手の話を遮らず、まずは聞き取ることを意識します。相手に聞きたいことがある場合も、相手が話し終えてから質問や確認を行いましょう。
また、ハキハキと明瞭にしゃべることで、相手の「聞き返すストレス」を軽減できます。相手に対し明るい印象も与えられますので、この点も意識しましょう。
ワンポイントアドバイス：相手の話を遮らないのは、電話だけでなく面接でも大事なポイントですね！
⑤最後に感謝の言葉を伝える
話が終わったら、「本日は大変お忙しいなかありがとうございました。それでは、失礼いたします」というように、感謝の言葉で締めくくりましょう。電話をかけたときと同じく、目上である採用担当者が電話を切るのを待ってから、通話を終えましょう。
面接の電話の折り返し方と注意点
働きながら転職活動をしていると、着信に気づかない・電話に出られないことも往々にしてあるでしょう。その場合は慌てず、落ち着いて電話ができるタイミングを見計らい、迅速かつ丁寧に対応することが大切です。
折り返し電話は、以下のフローを参考にして早めに対応しましょう。
①留守番電話や着信履歴を確認する
担当者によっては、留守番電話にメッセージを残してくれることがあります。転職活動中は留守電にメッセージが入っていないか常に確認するようにし、内容を聞いてから折り返すようにしましょう。なお、転職活動中は留守番電話サービスに加入しておくようにしましょう。
②応募ポジションと名前、折り返しの旨を伝える
折り返しの連絡を入れる際は、「お忙しいところ恐れ入ります。○○職に応募しております田中一郎でございます。先ほど鈴木様よりご連絡をいただき、折り返しご連絡いたしました」と名乗り、折り返しの旨を伝えます。
もし電話をかけてきた相手がわからない場合は、「本日△時頃お電話をいただいたのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか」と伝えましょう。要件が不明でも想像がつく場合には、「面接の日程の件かと思うのですが」などと説明すると丁寧です。
③担当者にもあらためて挨拶と折り返しの旨を伝える
担当者につながったら、「お世話になっております。○○職に応募しております田中一郎でございます」とあらためて挨拶しましょう。電話に出られなかったことに対するお詫びも忘れず、「先ほどは電話に出れず、大変失礼いたしました」などと伝えます。
そのあと、「午前中に面接日程に関するご案内をいただいておりました」など、折り返しの旨を伝えるとスムーズです。
④担当者が不在の場合は今後の連絡について丁寧に相談する
採用担当者が不在の場合には、再度の連絡手段やタイミングについて確認します。
「鈴木様が戻られるご予定がございましたら、お知らせいただけますでしょうか」、「ご都合の良いお時間帯がありましたらご教示いただけますと幸いです」などと聞いてから、再度折り返しの電話を入れるのがベストです。
相手に手間を取らせたことへの配慮も欠かせません。「ご対応のお時間をいただき、ありがとうございます」と一言添えたり、「本日中に改めてこちらからご連絡いたしますので、何卒よろしくお願いいたします」などと伝えましょう。
もし先方から折り返す旨を伝えられた場合は、希望の時間帯を幅を持って伝えスムーズなやり取りを心がけましょう。
⑤どうしてもつながらない場合はメールで連絡する
どうしても電話がつながらない場合や、先方からメールでの連絡を希望された場合は、メールでの連絡に切り替えできるだけ早く送りましょう。取り次いでくれた人に、「それでは取り急ぎメールにて連絡をさせていただきますので、担当者様にもその旨をお伝えいただけますでしょうか」などと丁寧に対応します。
メールでは、「本日お電話をいただき折り返しの連絡をさせていただきましたが、ご不在とのことでございました。誠に恐れ入りますが、ご都合の良いタイミングをお知らせいただけますと幸いです」といった具体的な事情説明と再連絡の希望を明記することで、誠実な印象を与えられます。
※面接の日程が確定したときのメールの書き方については、「面接日程確定メールのマナーと適切な返信方法は？【テンプレあり】」の記事をご覧ください。
転職活動中の基本的な電話マナー
上記のほかにも、ビジネスパーソンとしてふさわしいプロフェッショナルな電話応対のために、以下の4点のマナーを常に意識しておきましょう。
①相手に敬意が伝わる応答
通話中は、相手の言葉に対してあいづちを打ったり、返答したり、確認のための問いかけをしたりすることが重要です。「はい」「かしこまりました」といったあいづちを適度に織り交ぜることで、会話にリズムが生まれ、相手も話しやすくなります。
さらに、採用担当者が説明や案内を終えたのを確認してから、こちらの返答や確認事項を伝えるようにすれば、「傾聴の姿勢がある」と高評価を得られます。
また、間違いやすい点や不足な点があった場合に自分から確認することで、「スケジュール管理やタスク管理ができていて、トラブルを未然に防げる力がある」という印象を与えられるでしょう。
②プロフェッショナルとしての落ち着きと明瞭さ
面接に関する電話で重要なのは、相手の業務の支障にならないよう伝えたい情報を的確かつ簡潔に伝える姿勢です。
余計な前置きやあいまいな言い回しは相手の時間のロスにつながるため避け、会話の要点をおさえて簡潔に話しましょう。また、話す際は適度なスピードと落ち着いたトーンを心がけます。
③ビジネスにふさわしい言葉遣い
面接電話では、落ち着いた言葉遣いとシンプルな敬語が重要です。
たとえば「ご案内ありがとうございます」「承知しました」「ご都合はいかがでしょうか」など、状況ごとに適したフレーズを選びましょう。
間違った敬語や二重敬語の誤った使用には、特に気を付けるべきです：
【例】「応募先の企業の採用ページを見たときに」と伝える場合
×私が貴社の採用ページをご覧になったときに→「ご覧になる」は尊敬語
×私が貴社の採用ページを拝見させていただいたときに→「拝見」と「させていただく」が二重敬語
×私が貴社の採用ページを見させていただいたときに→間違いとまではいえないが、回りくどい表現となる
〇私が貴社の採用ページを拝見した際に
など、間違いやすい点は事前に確認をしておきましょう。
また、相手の名前や役職を正確に呼び、ビジネスコミュニケーションの基本を徹底することが求められます。
④感謝の言葉と細やかな心遣い
通話の締め括りは、電話でのコミュニケーション全体の印象を左右します。 会話が終わる際には、「本日はご連絡ありがとうございました」「お時間をいただき感謝いたします」といった一言を添え、相手への感謝を表現します。
電話を切るタイミングは、相手が通話を終えたことを確認してから終了ボタンを押すことで、落ち着いた人物であることが伝えられます。
※面接後に企業に送るお礼メール（英語版）については「【おすすめフレーズと例文付】お礼のメールを英語で書く方法を徹底解説」の記事をご覧ください。
【シーン別】面接の電話の受け答え例文
ここからは、シーン別に実際のやり取りで役立つ受け答え例文をご紹介します。
①面接の日程を変更したい
自分：
「失礼いたします。○○職の選考に応募しております田中一郎と申します。人事ご担当の鈴木様におつなぎいただけますでしょうか。」
担当者：
「鈴木でございます。」
自分：
「鈴木様、お世話になっております。田中一郎と申します。本日は面接日程についてご相談があり、ご連絡いたしました。今、お話ししてもよろしいでしょうか。」
担当者：
「はい、どうぞ。」
自分：
「恐れ入ります。ご案内いただいていた面接日についてですが、急な業務対応が入り、別日への変更をお願いできればと存じます。候補日を再度ご調整いただくことは可能でしょうか。」
担当者：
「承知しました。ご都合の悪くなった日程を教えていただけますか？また、ご希望の日程がございましたらお知らせください。」
自分：
「ありがとうございます。9月4日金曜日のご案内でしたが、その日程が難しくなってしまい、申し訳ありません。可能であれば、翌週の9月7日月曜日または9月9日水曜日の午前中などで調整いただけると大変ありがたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。」
担当者：
「かしこまりました。社内で確認のうえ、改めてご連絡いたします。」
自分：
「ご対応ありがとうございます。それでは、鈴木様からのご連絡をお待ちしております。本日はお時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。」
なお、最初の「ご案内いただいていた面接日」のところで、「9月4日金曜日に面接のお時間を頂戴しておりましたが」などのように伝えても構いません。
②問い合わせたいことがある
自分：
「お世話になっております。○○職に応募しております田中一郎と申します。採用ご担当の鈴木様はいらっしゃいますか。」
担当者：
「はい、鈴木です。」
自分：
「お世話になっております、田中一郎と申します。大変お忙しいところ失礼いたします。明後日の14時に1次面接を予定しているのですが、そのことで1点確認したいことがありお電話差し上げました。今1、2分お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」
③選考を辞退したい
自分：
「お世話になっております。御社の〇〇ポジションに応募しております田中一郎と申します。」
担当者：
「お世話になっております、鈴木です。」
自分：
「先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。当方から応募させていただいたにも関わらず、大変申し訳ないのですが、一身上の都合により次以降の採用ステップを辞退したく存じます。」
担当者：
「丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。差し支えなければ、ご辞退の理由をご教示願えますでしょうか。」
自分：
「はい。別の企業から内定の連絡を受けまして、そちらの企業に入ることを決意いたしました。お忙しいなか、面接などのお時間をいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。」
担当者：
「承知しました。辞退理由のご教示、ありがとうございました。面接ご辞退の件、承りました。」
自分：
「この度は、誠にありがとうございました。それでは、失礼いたします。」
※内定辞退のメールの書き方については、「【内定辞退のメール例文】書き方の注意点やポイントもあわせて解説！」の記事でご覧ください。
④折り返しの連絡を入れる
自分：
「お世話になっております。本日10時頃にご連絡いただきました田中一郎でございます。ご連絡が遅くなり申し訳ございません。採用担当の鈴木様とお話しできますでしょうか。」
担当者：
「鈴木でございます。」
自分：
「お世話になっております、本日はご連絡いただきありがとうございます。電話に出られず大変失礼いたしました。ご用件をお伺いできますでしょうか。」
⑤面接の結果の連絡を受ける
担当者：
「株式会社○○の人事担当、鈴木です。田中一郎様のお電話でお間違いないでしょうか。」
自分：
「はい、田中一郎でございます。いつもお世話になっております。」
担当者：
「面接の結果についてご連絡差し上げました。今、お時間よろしいでしょうか。」
自分：
「ご連絡ありがとうございます。はい、大丈夫です。」
担当者：
「選考の結果、最終面接にご案内したく存じます。日程調整についてご相談してもよろしいでしょうか。」
自分：
「はい、ありがとうございます。最終面接のご案内、大変うれしく思います。それでは日程のご案内をお願いいたします。」
面接電話においては、落ち着いた話し方や、重要事項の確認、丁寧な言葉遣いを意識する必要があります。不安な場合は、事前に練習してみると良いでしょう。
面接の電話の成功のポイント
面接関連の電話対応を滞りなく行うためには、「①正確な状況判断」と「②迅速なアクション」の2つが必要不可欠です。
①正確な状況判断
面接電話では、
相手からの質問や要望に対して、正確・的確に答えられること
ほかの企業とのダブルブッキングを避けること
が何よりも大切です。
適切な電話応対のために、転職活動中は下記の点を意識しましょう。
話す内容を整理しておく：事前に想定される質問や確認事項をピックアップし、不明点はその場で整理して質問できる準備をしておく
応募の進捗を確認しておく：面接スケジュールや連絡履歴をスケジュールやカレンダー機能で整理し、混乱しないようにする
相手の情報を整理しておく：電話帳の名前登録機能などを使って、相手の企業・部署・名前を紐づけて管理し、「誰だかわからない」の状況に陥ることを避ける
②迅速なアクション
「迅速に判断できること、対応できること」もまた、次の採用ステップに進むために必要な要素です。
スマホを常に携帯する：なるべく早く電話を取ることが理想であるため、転職活動中は常にスマホは持ち歩くようにする
折り返しは、常識内の時間に、かつできるだけ早く行う：「現職の勤務中で電話が取れなかった」などの場合は、気づいた時点（かつ常識の時間内）に迅速に折り返しの電話をかける
スケジュール管理ツールを常に手元においておく：電話をかける際はもちろん、電話がかかってくる場合に備えて、スケジュール管理を常に手元に置いておく。オンラインツールとオフラインツール、両方を併用するとさらに安心
電話での応答は、採用に至るまでの大切なステップのうちのひとつです。正確・迅速・丁寧な対応を行うように、常に心がけましょう。
転職エージェントは企業と直接やり取りをしてくれる
転職エージェントを利用すると、あなたに代わって企業とのやり取りをすべて行ってくれますので、忙しい方にとっては効率的に転職活動ができる心強い味方になります。人材コンサルタントが企業とあなたの間に入って交渉したり調整したりしますが、あなたの利益と転職成功のために動いてくれ費用もすべて無料です。
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